Mala direta no Word: o que cai na prova de concurso

Atualizado em 05/10 às 02h

O nome engana: e-mail é apenas uma das cinco saídas da mala direta, e nem é a mais cobrada em prova. Quem marca a alternativa que fala só de e-mail perde a questão.

Mala direta é o recurso do Word que combina um documento principal com uma fonte de dados para gerar muitos documentos personalizados de uma só vez. Ela produz cartas, mensagens de e-mail, envelopes, etiquetas e diretórios. Todo o processo fica na guia Correspondências, e os campos vêm dos títulos de coluna da fonte de dados.

As cinco saídas possíveis da mala direta e o que cada uma produz.

Atualizado em 5 de outubro de 2026.

O que é mala direta?

É o recurso que mescla um documento modelo com uma lista de registros, gerando uma cópia personalizada para cada registro. Em vez de escrever cem ofícios trocando nome e endereço à mão, você escreve um só, aponta a lista e manda o Word produzir os cem.

O termo vem do mundo da correspondência em massa, mas a aplicação em repartição pública é mais ampla do que parece. Convocação de candidato, declaração de comparecimento, certificado de curso, etiqueta de processo, crachá de evento: tudo isso é mala direta, porque o texto é fixo e apenas alguns dados mudam de pessoa para pessoa.

Na prova, a confusão quase sempre vem do nome. Mala direta soa como mailing e muito candidato associa o recurso exclusivamente a e-mail, quando e-mail é apenas um dos cinco tipos de saída possíveis. Esse mesmo cuidado com a nomenclatura vale para o conteúdo geral de Word para concurso que já publicamos aqui.

Os três elementos da mesclagem.

Toda mala direta tem três peças, e a banca costuma pedir exatamente a função de cada uma. Entender as três resolve metade das questões do tema.

O documento principal.

É o modelo com o texto que não muda, mais os espaços reservados onde os dados entrarão. Fica aberto no Word e é nele que você trabalha o tempo todo. Exemplo: o corpo de um ofício de convocação, com saudação, texto e assinatura.

A fonte de dados.

É a lista de registros que alimenta a mesclagem, normalmente uma planilha do Excel, uma tabela do Access, os contatos do Outlook ou um arquivo de texto delimitado. A documentação da Microsoft é clara em um ponto: os campos de mesclagem vêm dos títulos de coluna da fonte de dados. Exemplo: uma planilha com as colunas Nome, Cargo, Endereço e Cidade.

O documento mesclado.

É o resultado final, com uma seção ou uma mensagem para cada registro da lista. Ele pode ser impresso direto, salvo como novo arquivo ou enviado por e-mail. Exemplo: cem ofícios idênticos no texto e diferentes no destinatário.

Repare que a fonte de dados é a parte que mais aproxima informática de duas disciplinas ao mesmo tempo. Quem já estudou planilha eletrônica para concurso entende na hora por que uma coluna sem título quebra a mesclagem inteira.

Os cinco tipos de documento:

O botão Iniciar Mala Direta abre a lista de saídas possíveis. Saber as cinco de cor evita cair na alternativa que inventa um tipo inexistente.

Tipo de saída	Para que serve	Uso típico no serviço público
Cartas	Um documento por registro	Ofício de convocação, declaração
Mensagens de E-mail	Uma mensagem por endereço	Aviso de prazo para uma lista
Envelopes	Impressão de endereço no envelope	Remessa de correspondência oficial
Etiquetas	Várias etiquetas por folha	Identificação de processo ou caixa
Diretório	Todos os registros em um documento	Lista telefônica, relação de servidores

A diferença entre Cartas e Diretório é a pegadinha preferida das bancas nesse bloco. Cartas gera um documento por pessoa; Diretório coloca todas as pessoas no mesmo documento, uma após a outra. Se o enunciado fala de relação única com todos os nomes, a resposta é Diretório.

Vale registrar um limite prático da saída por e-mail, confirmado pela Microsoft: o Word envia uma mensagem individual para cada endereço e não é possível colocar outros destinatários em cópia ou cópia oculta.

Como fazer mala direta no Word?

O fluxo completo cabe em sete etapas, todas na guia Correspondências. Os nomes dos botões abaixo seguem a interface em português do Brasil, exatamente como a banca costuma citar.

Prepare a fonte de dados. Uma linha de títulos no topo, um registro por linha, nenhuma coluna sem nome.
Abra o documento principal no Word e vá à guia Correspondências.
Clique em Iniciar Mala Direta e escolha o tipo de saída entre cartas, e-mail, envelopes, etiquetas ou diretório.
Use Selecionar Destinatários para apontar a lista, digitar uma nova lista ou usar os contatos do Outlook.
Posicione o cursor e insira os dados com Bloco de Endereço, Linha de Saudação ou Inserir Campo de Mesclagem, botões descritos na documentação oficial sobre inserir campos de mala direta da Microsoft.
Acione Visualizar Resultados para conferir registro por registro antes de gerar qualquer cópia.
Finalize em Concluir e Mesclar, escolhendo entre editar documentos individuais, imprimir ou enviar por e-mail.

A etapa 6 é a que mais economiza nota em questão prática e papel na vida real. Visualizar Resultados substitui os códigos de campo pelos dados do primeiro registro, e as setas de navegação permitem percorrer a lista inteira. Quem organiza bem esse tipo de rotina de conferência leva vantagem também em gerenciamento de arquivos e pastas na mesma prova.

Campos de mesclagem e regras.

Campo de mesclagem é o marcador que aparece no documento principal entre sinais de menor e maior duplos e que será trocado pelo dado real na mesclagem. O nome do campo é o título da coluna correspondente na fonte de dados.

Bloco de Endereço e Linha de Saudação:

São campos compostos, que montam vários dados de uma vez em formato pronto. O Bloco de Endereço reúne nome, logradouro, cidade e demais itens do endereço; a Linha de Saudação monta a abertura, no modelo Prezado seguido do nome. Os dois oferecem caixa de diálogo para escolher o formato.

O botão Regras e a lógica condicional:

O botão Regras, também na guia Correspondências, acrescenta inteligência à mesclagem. A Microsoft documenta nove regras, e três delas aparecem com frequência em prova.

Regra	O que ela faz na mesclagem
Se Então Senão	Insere um texto ou outro conforme a condição testada
Próximo Registro	Avança para o registro seguinte dentro do mesmo documento
Ignorar Registro Se	Pula o registro que atender à condição
Preencher	Pede um dado uma única vez e repete em todos os documentos
Perguntar	Solicita um valor e o guarda em um marcador reutilizável
Mesclar Registro nº	Imprime o número do registro atual na mesclagem

A regra Se Então Senão é a que mais rende questão de nível superior. Ela permite, por exemplo, escrever Prezado para registros marcados como masculino e Prezada para os marcados como feminino, sem criar dois documentos. A lista completa das nove regras está na página oficial sobre regras de mala direta da Microsoft. Bancas como a Quadrix e a Consulplan gostam de cobrar o nome exato dessas opções.

Word e LibreOffice Writer: o que muda na prova?

O recurso existe nos dois programas, com a mesma finalidade e caminhos bem diferentes. No Writer, em vez de uma guia com botões soltos, o processo é conduzido por um assistente de cinco etapas.

Item	Microsoft Word	LibreOffice Writer
Caminho de acesso	Guia Correspondências	Ferramentas, Assistente de mala direta
Formato da interface	Botões na faixa de opções	Assistente com cinco etapas
Escolher o tipo de saída	Iniciar Mala Direta	Selecionar o tipo de documento
Apontar a lista	Selecionar Destinatários	Endereços
Montar a abertura	Linha de Saudação	Criar saudação
Ajustar a posição dos blocos	Manual, no documento	Ajustar leiaute

As cinco etapas do assistente e o caminho de menu estão descritos na ajuda oficial do LibreOffice Writer em português. Se o seu edital cita pacote de escritório livre, a banca vai cobrar esses nomes, situação comum em certame municipal como mostramos no guia sobre o que estudar para concurso de prefeitura aqui no blog.

Exercício resolvido.

A questão abaixo é adaptada ao estilo de banca que cobra editor de texto com alternativas, formato comum em cargo administrativo de nível médio e superior.

Enunciado adaptado: um servidor precisa gerar um único documento que relacione, em sequência, o nome e a matrícula dos 300 servidores de uma secretaria, a partir de uma planilha do Excel. Usando a mala direta do Microsoft Word, qual tipo de documento ele deve escolher em Iniciar Mala Direta?

Resposta: Diretório.

Passo a passo do raciocínio:

Leia o que o enunciado pede como saída. Ele fala de um único documento reunindo todos os registros em sequência.
Descarte Cartas. A opção Cartas gera um documento separado para cada registro, o que produziria 300 documentos.
Descarte Mensagens de E-mail. Essa saída envia uma mensagem por endereço e não gera documento para leitura ou impressão única.
Descarte Envelopes e Etiquetas. As duas saídas servem a impressão de endereço ou identificação, não a uma relação contínua de dados.
Confirme Diretório. É a única saída que acumula todos os registros em um documento só, exatamente o comportamento de uma lista telefônica.
Monte a solução. Coloque os campos Nome e Matrícula uma única vez e use a regra Próximo Registro para o Word avançar na lista dentro da mesma página.

Esse tipo de questão premia quem treinou nomenclatura, não quem decorou teoria solta. Resolver provas anteriores da banca do seu edital e anotar cada nome de botão no caderno de erros resolve o tema em poucas sessões.

Os erros mais comuns que derrubam o candidato.

Associar mala direta apenas a e-mail. São cinco tipos de saída, e cartas é o mais tradicional deles.
Confundir Cartas com Diretório. Cartas gera um documento por registro; Diretório reúne todos em um só.
Montar a planilha sem linha de títulos. Os campos de mesclagem nascem dos títulos de coluna da fonte de dados.
Pensar que a mala direta altera a fonte de dados. A planilha é apenas lida, nunca modificada pela mesclagem.
Pular Visualizar Resultados. Sem essa conferência, erro de campo só aparece depois de gerar centenas de cópias.
Procurar o recurso em Ferramentas no Word. No Word ele está na guia Correspondências, e é no Writer que o caminho passa por Ferramentas.

A última linha dessa lista merece atenção redobrada, porque inverter os dois caminhos é um erro que a banca adora explorar em questão de comparação entre pacotes. Explicar a diferença em voz alta, no estilo da técnica Feynman costuma fixar o par de uma vez.

Resumo para a véspera da prova:

Pergunta da banca	Resposta curta
Em que guia do Word fica a mala direta?	Correspondências
Quais são os três elementos?	Documento principal, fonte de dados e documento mesclado
Quantos tipos de saída existem?	Cinco, de cartas a diretório
De onde vêm os nomes dos campos?	Dos títulos de coluna da fonte de dados
Qual saída reúne tudo em um documento?	Diretório
Qual regra faz teste condicional?	Se Então Senão
Qual regra avança na lista?	Próximo Registro
Qual o caminho no LibreOffice Writer?	Ferramentas, Assistente de mala direta

Mala direta costuma valer uma a duas questões em prova de cargo de escritório, e quase sempre na forma de nomenclatura. Confira o conteúdo típico desses cargos no artigo sobre o que faz um assistente administrativo e veja onde o tema se encaixa no seu plano de informática para concurso deste ano. Para fechar o pacote de escritório, revise também PowerPoint e Impress e as teclas de atalho mais cobradas em prova.

Perguntas frequentes:

O que é mala direta no Word?

É o recurso que combina um documento modelo com uma lista de dados para gerar muitos documentos personalizados de uma vez. O texto fixo fica no documento principal e os dados variáveis entram por campos de mesclagem. Tudo é operado na guia Correspondências.

Quais são os tipos de mala direta?

São cinco: cartas, mensagens de e-mail, envelopes, etiquetas e diretório. Cartas produz um documento por registro, enquanto diretório reúne todos os registros em um documento único. A escolha é feita no botão Iniciar Mala Direta.

Como fazer mala direta do Word com o Excel?

Monte a planilha com uma linha de títulos e um registro por linha, abra o documento no Word e vá à guia Correspondências. Use Selecionar Destinatários para apontar a planilha, insira os campos pelo botão Inserir Campo de Mesclagem e confira em Visualizar Resultados. Feche o processo em Concluir e Mesclar.

De onde vêm os campos de mesclagem?

Eles vêm dos títulos de coluna da fonte de dados, conforme a documentação da Microsoft. Uma coluna chamada Nome gera o campo Nome, e uma coluna sem título impede o reconhecimento correto. Por isso a planilha precisa ter a primeira linha reservada aos nomes dos campos.

Existe mala direta no LibreOffice Writer?

Existe, com o nome de Assistente de mala direta, no menu Ferramentas. O processo é conduzido em cinco etapas, da escolha do documento inicial até o ajuste de leiaute. As finalidades são as mesmas do Word, e só mudam os nomes das telas.

Nomenclatura de pacote de escritório é ponto fácil para quem treina do jeito certo.

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