Questão 3366286

Realizar uma única auditoria interna para identificar as falhas e, em seguida, alterar o formulário de solicitação, exigindo a assinatura do Secretário da pasta em cada etapa do processo para aumentar a vigilância.

Padronizar a rotina através da criação de um Manual de Procedimentos Operacionais Padrão (POP) e um Checklist digital obrigatório de triagem, e aplicar o Ciclo PDCA (Plan-DoCheck-Act), utilizando métricas e taxa de retrabalho para monitorar e refinar o processo em ciclos definidos (Melhoria Contínua).

Substituir imediatamente a rotina manual por um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) de alto custo e, em seguida, aumentar o prazo de tramitação em 50% para compensar a ineficiência inicial.

Promover um treinamento intensivo de toda a equipe na rotina atual e instalar um sistema de monitoramento individual de produtividade para identificar e responsabilizar os servidores com mais erros.

Encaminhar todos os processos com inconsistências diretamente à assessoria jurídica para validação prévia, tornando essa etapa obrigatória, e estabelecer um rodízio semanal entre os técnicos para revisar manualmente os documentos antes do protocolo oficial.