Questão 3223350

No que se refere à decisão da escolha do método deve-se considerar o tamanho, a estrutura organizacional e objetivos da empresa ou do órgão público, as pessoas normalmente envolvidas, os serviços prestados, as informações comumente solicitadas e os tipos de documentos que devem ser arquivados.

O método alfabético é simples e bastante prático, no caso de arquivos de correspondências, proporciona consulta direta e rápida. Necessita de cuidados em sua organização, a fim de evitar possíveis erros como troca de letras, inversões, saltos e outros. O estabelecimento de critérios que devem ser observados, para que haja uniformidade de trabalho de arquivamento.

O método numérico é mais complexo de ser organizado e propicia menor rapidez ao arquivamento. O documento classificado recebe uma seqüência alfabética, conforme a ordem de chegada e, ao mesmo tempo, essa sequência é transcrita numa guia que, colocada na pasta ocupará lugar correspondente no arquivo.

O método variadex é um método alfabético moderno, de uso direto, que pode ser facilmente aumentado, de acordo com a necessidade. Consiste em dar cores aos diversos grupos de letras, o que auxilia a localização e o manuseio. A cor da guia é dada pela segunda letra da palavra-chave.

O método alfanumérico procura utilizar as vantagens dos métodos alfabético e numérico. Dessa combinação surgiu um método que tem a simplicidade do alfabético e a rapidez e precisão de arquivamento do numérico.