Questão 3222504

Após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem de chegada ao arquivo. A palavra autuação também significa a criação de processo.

Um protocolo bem estruturado - com carimbos, assinaturas e registros válidos legalmente - pode servir como prova jurídica quando necessário, e é um procedimento fundamental para uma organização, pois estabelece um padrão para catalogar, arquivar e encaminhar todos os arquivos sob responsabilidade da empresa.

A movimentação consiste na entrega dos documentos aos seus respectivos destinatários e pode ocorrer por distribuição ou por expedição. A expedição é a primeira remessa do documento recebido nos setores de trabalho (destinatário), portanto, é uma movimentação interna. A distribuição consiste na entrega de documentos aos destinatários externos (outras instituições).

Ao receber os documentos enviados para uma determinada instituição, o Protocolo deve verificar se eles são particulares (conteúdo de interesse pessoal) ou oficiais (matéria de interesse institucional). As correspondências oficiais serão separadas em ostensivas e sigilosas.