Questão 3221556

a produção de documentos refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação.

a utilização de documentos inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária; propor consolidação de atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência, visando à perfeita compreensão e interpretação dos textos.

na fase de produção de documentos, o arquivista deve sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários; apresentar estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento de recursos para digitalização de documentos e sistemas informatizados; contribuir para a difusão de normas e informações necessárias ao bom desempenho institucional.

a fase de avaliação e destinação de documentos é considerada a mais complexa das três fases da gestão de documentos; essa fase se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, a organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação.

a utilização de documentos inclui, também, a determinação de quais documentos serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instituição.