Questão 3221492

Tanto a classificação quanto a avaliação de documentos podem ser realizadas em qualquer das fases do ciclo de vida dos documentos, sem qualquer prejuízo metodológico.

A boa gestão de documentos prescinde de instrumentos de classificação e avaliação de documentos.

No que concerne as fases da gestão de documentos, é na 2ª fase – utilização, que compreende os métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas de classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação da informação.

O ato de ordenar os documentos, segundo um plano destinado a facilitar o seu uso corrente, envolve tanto a organização intelectual dos documentos(ordenação), quanto a atribuição de símbolos para identificar os itens documentais (dossiês ou processos), mas não mostra a relação orgânica existente entre eles.

O ato de classificar documentos não exige o conhecimento da administração a que se refere, tão pouco das necessidades de uso dos documentos a serem classificados.