Questão 3220114

No método alfabético de arquivamento, as fichas ou pastas de documentos são dispostas rigorosamente na ordem alfabética, por meio de guias divisórias com as respectivas letras, sendo dispensáveis as normas gerais para a alfabetação.

Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o seu número, a escolha deve recair sobre o método numérico.

O método geográfico consiste em organizar a documentação de acordo com lugares e regiões geográficas, ou seja, os documentos são arquivados conforme seu local de produção ou sua procedência. É recomendável que, em caso de organização de nomes de cidades, esta seja realizada iniciando-se pela capital e, em seguida, por ordem alfabética das demais cidades.

No método ideográfico, a organização é feita pelo assunto dos documentos. O método divide-se em duas categorias, isto é, pode ser alfabético ou numérico. Tais categorias podem ser subdivididas, por sua vez, em dicionário ou enciclopédico - no caso da divisão alfabética - ou decimal ou duplex, no caso da divisão numérica. Para ser eficientemente aplicado, o método de arquivamento por assunto exige a interpretação dos documentos e grande conhecimento das atividades empresariais.

É importante salientar que não há uma predominância de determinado método sobre os outros. A escolha do método deve ser feita a partir da análise das reais necessidades da instituição. Os métodos podem ser até combinados entre si, para bem organizar os arquivos; isto é, para se organizar determinado conjunto de documentos, pode-se utilizar um método principal e, de forma auxiliar, métodos secundários.