Questão 3217667

A eliminação de documentos fica condicionada à análise, avaliação e seleção pela CPAD dos arquivos produzidos e acumulados pelo órgão ou entidade no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação daqueles que possuam valor, de acordo com a tabela de temporalidade e destinação de documentos e à aprovação do titular do órgão ou entidade produtor ou acumulador do arquivo.

Para eliminação dos documentos a CPAD deverá providenciar: Listagem de Eliminação de Documentos, Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, Termo de Eliminação de Documentos e Declaração de Descaracterização de Documentos.

Os órgãos e entidades deverão, obrigatoriamente, encaminhar, por meio de correspondência oficial, duas cópias da Listagem de Eliminação de Documentos, assinadas e rubricadas a fim de obter a autorização.

O procedimento a ser adotado para a descaracterização dos documentos deverá observar as estratégias de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, incineração controlada ou reciclagem.

Os órgãos e entidades só poderão eliminar documentos caso possuam Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos constituídas e com autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.