Questão 2942277

O protocolo administrativo corresponde ao conjunto de operações voltadas à inserção formal do documento no fluxo institucional, mediante recebimento, registro e identificação mínima de seu ingresso, sem esgotar, por isso, as etapas posteriores de distribuição, tramitação e destinação administrativa.

A tramitação documental identifica-se, tecnicamente, com a fase de autuação do expediente, razão pela qual documentos que ainda não tenham sido convertidos em processo administrativo não se submetem a controle de circulação entre unidades administrativas.

O controle de correspondência tem por finalidade central a aferição do mérito administrativo das comunicações recebidas e expedidas, cabendo ao setor responsável verificar a pertinência substantiva do conteúdo antes de qualquer registro de entrada ou saída.

O registro formal do ingresso de documentos somente se mostra necessário quando já houver definição prévia da unidade competente para apreciação do expediente, pois a protocolização sem destinação administrativa previamente estabelecida compromete a racionalidade do fluxo interno.

A circulação documental entre setores pertencentes ao mesmo órgão prescinde de mecanismos específicos de acompanhamento, desde que o expediente permaneça no âmbito da estrutura interna originária e não haja remessa para unidade externa à repartição.