Questão 2942207

A digitalização, por equivalência material plena, substitui automaticamente o original físico, autorizando descarte imediato e irrestrito do suporte em qualquer hipótese, independentemente de critérios arquivísticos ou normativos.

O princípio da proveniência (respeito aos fundos) recomenda que documentos de diferentes produtores não sejam amalgamados, preservando-se a organicidade e o contexto de produção do acervo.

O plano de classificação e a tabela de temporalidade são instrumentos que orientam organização, prazos de guarda, critérios de acesso e destinação documental, inclusive quanto ao recolhimento ou eliminação.

A avaliação documental, quando formalmente instituída, permite destinação (eliminação ou recolhimento) conforme valores primário e secundário, evitando acúmulo indiscriminado e preservando documentos de valor permanente.

A destinação documental integra a gestão documental e não se confunde com afronta à publicidade, desde que observados critérios técnicos, normativos e mecanismos de rastreabilidade e controle.