Questão 2465745

O arquivamento da correspondência deve obedecer exclusivamente à ordem cronológica de recebimento, sendo desnecessária a consideração de sua função, valor ou fase do ciclo documental.

Enquanto for frequentemente utilizada para fins administrativos, a correspondência deve permanecer no arquivo corrente; com a redução de seu uso, deve ser transferida ao arquivo intermediário; e, ao final de seu prazo de guarda, deve ser eliminada ou recolhida ao arquivo permanente, conforme avaliação e critérios estabelecidos.

O protocolo limita-se ao registro inicial da correspondência, não possuindo relação com a tramitação, o controle ou a definição do destino arquivístico do documento.

A correspondência, após cumprir sua função administrativa, deve ser imediatamente recolhida ao arquivo permanente, em razão de seu potencial valor histórico.

Após o registro em protocolo, a correspondência deve permanecer no setor que a produziu ou recebeu, independentemente de sua frequência de uso, até que seja definitivamente eliminada ou preservada.