Questão 2125244

A eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do SINAR ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação e seleção conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD) e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos na Resolução 40 do CONARQ.

O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser realizado através da elaboração de Listagem de Eliminação de Documentos. Essa listagem será aprovada pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e pelas autoridades dos órgãos e entidades e, em seguida, deverá ser submetida à instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, para autorização da eliminação.

Os órgãos e entidades só poderão eliminar documentos se possuírem comissões permanentes de avaliação de documentos constituídas, sem precisar de autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Após efetivar a eliminação, os órgãos e entidades deverão elaborar o Termo de Eliminação de Documentos, que tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, não sendo obrigatório dar publicidade em periódico oficial, mas deve ser publicado em boletim interno ou sítio eletrônico da instituição.

A eliminação de documentos arquivísticos públicos e de caráter público deverá ser realizada a partir de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida.