Questão 2125200

Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Das conceituações tradicionais da área, podemos destacar as três fases básicas da gestão arquivística de documentos: a produção, a utilização e a destinação.

A produção de documentos refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão produtor ou setor, em que se deve observar apenas a criação de documentos essenciais, evitando duplicações e vias desnecessárias.

A utilização de documentos inclui a atividade de protocolo, inclusive o recebimento; de classificação; de registro; de distribuição e tramitação, assim como de expedição, organização e arquivamento dos documentos.

A etapa de avaliação e destinação de documentos dentro da gestão refere-se à elaboração de procedimentos de avaliação da demanda solicitada, tramitação ao destinatário final e recolhimento do documento para ser novamente protocolado.