Questão 1632816

os órgãos e as entidades integrantes do SINAR só poderão eliminar documentos caso possuam Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos constituídas e com autorização da instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência.

os órgãos e as entidades integrantes do SINAR deverão, obrigatoriamente, encaminhar, por meio de correspondência eletrônica, cópia da Listagem de Eliminação de Documentos, assinada, rubricada e digitalizada, a fim de obter a autorização para eliminação de documentos.

antes da eliminação dos documentos, os órgãos e as entidades integrantes do SINAR deverão elaborar Termo de Eliminação de Documentos, que tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, não sendo obrigatório dar publicidade em periódico oficial, devendo ser dada publicidade em boletim interno ou, ainda, no próprio portal ou sítio eletrônico da instituição.

após a eliminação dos documentos, os órgãos e as entidades integrantes do SINAR deverão elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, em periódico oficial, sendo que, na ausência deste, os municípios poderão publicá-lo em outro veículo de divulgação local, para dar publicidade ao fato de que foram eliminados os documentos relacionados na Listagem de Eliminação de Documentos, publicada no referido edital.

a eliminação de documentos arquivísticos públicos e de caráter público será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, incineração, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida, devendo, obrigatoriamente, ocorrer com a supervisão de responsável designado para acompanhar o procedimento.