Questão 154231

A digitalização deve ser realizada pelo Protocolo, conferindo a integridade do documento original e do arquivo digital, atestando a conformidade por meio de certificação digital ou carimbo de conferência.

O documento digitalizado, após a conferência e o registro, assume a primazia no trâmite interno, sendo o original encaminhado para a guarda temporária na unidade de Protocolo até o término de sua fase corrente.

A eliminação do documento original digitalizado é permitida após a fase corrente, desde que sua destinação final seja 'eliminação' na Tabela de Temporalidade e o arquivo digital possua certificação de autenticidade.

Os documentos de valor histórico ou permanente, mesmo após a digitalização, devem ter seu original preservado e encaminhado ao Arquivo Intermediário após a fase corrente.

O Manual de Protocolo exige que documentos digitalizados sejam armazenados em formato proprietário para garantir a segurança e evitar a alteração por terceiros não autorizados.