Questão 154178

A tecnologia da informação trouxe inovações substanciais para o Protocolo, mas a transição para o ambiente digital demanda a manutenção de procedimentos rígidos para a validação dos documentos. A criação de processos eletrônicos implica a necessidade de manter a cadeia de custódia e a integridade da informação. O Manual de Normas detalha a obrigatoriedade da identificação de usuários e a chancela digital em cada etapa do trâmite. Sobre a classificação e o tratamento de documentos no Protocolo, julgue os itens a seguir:

I. Os documentos recebidos via fax ou correio eletrônico (e-mail) que contenham conteúdo de natureza oficial devem ser obrigatoriamente materializados (impressos) e apensados ao processo correspondente para que adquiram validade jurídica, mesmo que a legislação do órgão preveja a validade de documentos digitais.

II. A eliminação de um processo, quando completadas as fases corrente e intermediária, é uma atribuição do Protocolo em conjunto com a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), com o objetivo de desafogar o espaço de armazenamento.

III. O registro inicial no Protocolo deve conter, minimamente, o número sequencial do registro (ou do processo, em caso de autuação), a data de recebimento/expedição, a procedência/destino, e um resumo sucinto do assunto.

IV. A atribuição de um número de protocolo é um ato exclusivo do setor de protocolo, sendo vedado à unidade de destino receber documentos sem a devida numeração oficial, sob pena de responsabilidade funcional.