Questão 154132

Em um cenário de modernização administrativa, o órgão 'Alpha' implementou um novo sistema de gestão de documentos (SGD), visando aprimorar o fluxo de trabalho e a rastreabilidade dos processos. O sucesso da implementação, todavia, depende da correta aplicação das normas de protocolo. Considere as seguintes afirmativas sobre as categorias de documentos e seu tratamento no Serviço de Protocolo, conforme preconiza um Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo Administrativo:

I. Documentos ostensivos, por sua natureza pública e desimpedida, não exigem registro no sistema de protocolo, bastando sua mera distribuição à unidade competente para ciência e deliberação.

II. A autuação de um processo, que o transforma em documento de arquivo, é o procedimento inicial que confere número de registro e delimita o escopo da documentação para fins de indexação e recuperação futura.

III. O trâmite de documentos sigilosos deve ser realizado por meio de canais digitais criptografados e, na sua forma física, deve ser acompanhado de um Termo de Confidencialidade, registrado e controlado pelo Setor de Protocolo.

IV. O recebimento de documentos exige a conferência de dados básicos, a aposição de carimbo de protocolo e a imediata remessa ao destinatário, exceto em casos de correspondências pessoais.